礼仪全书 4

电子邮件礼仪

　　近年来，在诸种电子通信手段中跑出来一匹“黑马”，它就是电子邮件。自打诞生以来，它的发展速度可谓突飞猛进，日新月异，令人刮目相看。当前，它已经在商界得到了越来越广泛的使用。

　　电子邮件，又称电子函件或电子信函。它是利用电子计算机所组成的互联网络，向交往对象所发出的一种电子信件。使用电子邮件进行对外联络，不仅安全保密，节省时间，不受篇幅的限制，清晰度极高，而且还可以大大地降低通信费用。

　　(1)电子邮件基本礼仪

　　商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守的礼仪规范主要包括以下四个方面。

　　第一，电子邮件应当认真撰写。向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。若是随想随写，是既不尊重对方，也不尊重自己的。在撰写电子邮件时，以下三点尤其必须注意：

　　首先，主题要明确。一个电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。

　　其次，语言要流畅。电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要，尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。

　　再次，内容要简洁。网上的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，愈短愈好。

　　第二，电子邮件应当避免滥用。在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。对商界人士来讲，这一点就显得更加重要了。所以有人才会说：

　　“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。”

　　有鉴于此，若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件。尤其是不要以之与他人谈天说地，或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出，更不宜随意以这种方式在网上“征友”。

　　目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事。

　　第三，要小心地写电子邮件里的每一个字和每一句话。

　　因为现在法律规定电子邮件也可以作为法律证据，是合法的，所以发电子邮件时要小心。如果对公司不利的，千万不要写上，如报价等。发邮件时一定要慎重。

　　邮件信息不要太冗长。这样不会引起他人注意，别人也不喜欢看下去。不要在邮件末端列出对方的地址。因为对方知道自己的地址，不用写，写上感觉不太好。

　　第四，发送附加文件要考虑对方能否阅读该文件。

　　发第一封你可以先用一般格式发送（对方可以阅读的格式），然后在上面写上“请问一下，如果发送压缩格式（或其他格式）的能不能阅读”。如果可以，你就可以发送压缩格式的了。这样给人感觉你很细心，也很体贴，而且

　　让人感觉这个文件很重要。

　　另外，邮件不要太公式化，你可以在上面加上LOGO等。

　　(2)电子邮件中的网络礼仪

　　与流行的观点不同，电子邮件不只是用在你给母亲写信的时候，所有在技术上见多识广的人都在使用电子邮件。以下是教你如何成为像他们一样的老手。

　　不管你给谁写信，注意礼仪都是很重要的。下面是一些写信的基本规则。

　　(1)不要“大喊”。全部用大写字母被认为是在“大喊”，很粗鲁。只应在应该“大喊”或强调什么时这么做。

　　(2)不管做什么，别SPAM。

　　SPAM就是给邮件表或你收集到的电子邮件地址中的人发电子邮件，而这些人不希望别人干扰。这会使邮件表或别人的邮箱充满。这种行为很轻率，令人很气愤。如果你这样做了，你会被逮着的。

　　(3)不要FLAME。FLAME是用激烈的言辞表达对别人的敌视。

　　(4)别把私人邮件公开发布。如果你收到一封私人信件，把它公开是不明智的。

　　(5)用好“附件”。你可以把文件附加在电子邮件中。最好不要用很大的附件，除非你知道收信人确实需要。

　　(6)使用讽刺时要小心。尤其是刚刚介入一种媒体时，尽量在你电子邮件中坦诚相见，经常讽刺会使人认为是卑鄙。

　　(7)“主题”中的词句应该给收信人一个关于你的邮件的简单描述。当收信人以后查看邮件时尤其有用（例如：“主题：我想要回我的书”比“主题：你好”更容易被发现）。

　　(3)电子邮件常用速写

　　写电子邮件的艺术是简洁。下面是一些节省空间的E-mail速写：

　　BTW--by the way；

　　FYI--for your information；

　　IMHO--in my humble opinion；

　　IOW--in other words；

　　LOL--laugh out loud；

　　OTOH--on the other hand。

　　电子邮件狂热爱好者的另一个习惯是使用由字符组成的图释（emotion）。

　　有些人能从图释读出很多意思，其中有三个非常常用（把头向左转90度，即可以看清楚）：

　　：－）代表基本的笑脸，表示笑容和善意。

　　；－）代表眨眼笑，表示歪曲、讽刺或嘲笑。

　　：－（代表皱眉，表示令人不高兴的消息、令人悲伤的消息。