会展信息管理

第一节 管理信息系统

　　1.1.1 信息

管理信息系统主要是对信息的加工、处理和分析，以此作为管理层决策的依据。了解信息的概念，以及信息与现实数据的联系与区别是十分必要的。

“信息”一词来源于拉丁文“information”，原意是解释、陈述。在现代社会中，信息是一个被广泛使用的名词，随着信息的地位和作用的不断增强，以及人们对信息概念的理解的不断加深，信息的含义早已超出了原先的简单意义。目前，人们对信息概念的表述有许多种，例如：信息是物质资源配置的信号；信息是关于客观世界某一方面的知识；信息是经济活动决策的依据；信息是一种可供开发和利用的，并具有其自身价值的资源；信息是经过加工并对人们的行动产生影响的数据等。

综合各种表述，人们普遍认为能够比较准确包含信息本质特征的定义是：信息是反映客观世界中各种事物的特征和变化并可借各种载体加以传递的有用的知识。这一含义包括以下四个方面的内容：

（1）信息是对客观事物特征和变化的反映。人们通常所说的讯号、情况、指令、原始资料、情报、档案等都属于信息的范畴，因为它们都是对客观事物特征和变化的反映。

（2）信息是可以传递的。信息必须是通过人们可以识别的符号、文字、数据、语言、图像、声音、光、色彩等信息载体来表现和传递的。

（3）信息是有用的。信息的有用性是相对于其特定的接受者而言的。同样一则消息，对于甲、乙两个接受者而言，若对甲有用而对乙无用，则甲接受到的是信息，而乙接受到的就不是信息。例如，粮食增产的消息对于农民来说是信息，而对于在工厂工作的工人师傅来说可能就不是信息。

（4）信息是有用的知识。信息和数据是信息管理系统中两个重要的概念，二者既紧密相联，又有着本质的区别，并且在特定的条件下可以相互转化。一般来说，数据是人们用来反映客观世界而记录下来的可以鉴别的数字、字母、符号、声音和图像；信息是对原始数据进行加工或解释后得到的对客观世界产生影响的数据。

数据是对现实世界的客观事物观察记录的结果，随着载体的不同，数据的表现形式也不同。例如，同一个数据“今年粮食增产200万公斤”，写在纸上是文字数据，通过新闻播出则是声音数据。信息是对数据加工处理后的产物，它不会随着承载它的实体形式的变化而变化。例如，数据“今年粮食增产200万公斤”被加工处理成一则信息之后，农民不论以何种载体得到这则信息，都会知道“今年的粮食增产了200万公斤”。另外，信息有有用性的严格限定，而数据则没有。例如，对于农民和工人师傅来说，“今年粮食增产200万公斤”都是可见数据，而将其加工成信息之后对于工人师傅来说它就是无用的了。

1.1.2 管理信息

管理信息是组织在管理活动过程中采集到的、经过加工处理后对管理决策产生影响的各种数据的总称。它以从企业生产经营活动中收集到的原始数据为依据，经过加工处理、分析解释、明确定义后，对企业管理决策产生影响。管理信息的表现形式主要有报告、报表、单据、进度图、计划书、协议、标准、定额等，反映企业所进行的生产经营活动以及与之相关的外部环境。它是现代企业管理工作的依据。

现代企业管理所需的信息数量多、品种杂、范围广，为了科学合理地利用这些信息，必须对管理信息进行分类，而目前分类方法颇多，这里只列出以下两种主要的分类方法。

按管理信息的来源划分，可分为内部信息和外部信息。内部信息主要包括业务管理信息、质量信息、统计信息等。

按管理信息的作用划分，可分为战略计划信息、管理控制信息和作业信息。

战略计划信息是指企业在制订发展战略计划时所依据的信息，既包括企业内部信息，如企业自身的经营要素和供需变化等，又包括企业的外部信息，如自然环境、人文环境和市场竞争环境等。

1.1.3 管理信息系统

管理信息系统（Management Information

System， MIS）一词最早是由基莱荷（J。D。Gallagher）在电子数据处理系统（EDPS）的基础上于1961年提出的，其产生已有40多年的历史。它的含义有广义和狭义之分，广义的MIS是指存在于任何组织内部、为管理决策服务的信息收集、加工、存储、传递、检索和输出的系统；狭义的MIS是指按照系统思想建立起来的以计算机为基础、为管理决策服务的信息系统。1985年，管理信息系统的创始人，明尼苏达大学卡尔森管理学院的著名教授GordonB·Davis（高登·戴维斯）对管理信息系统给出了这样的定义：“管理信息系统是一个利用计算机硬件和软件，手工作业，进行分析、计划、控制和决策的模型，以及数据库的用户—机器系统，它能提供信息，支持企业或组织的运行、管理和决策功能。”之后，不少专家学者都给出了管理信息系统的定义，目前普遍被采用的定义是：“管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、存储、更新和维护，以企业战略竞优、提高效益和效率为目的，支持企业的高层决策、中层控制、基层动作的集成化的人机系统。”

这个定义的基本要点是：①管理信息系统是一个由人、机构成的系统，而不是一个单纯的机器系统；②管理信息系统是一个以人为本的系统，强调决策的重要性和系统实施的目的性；③管理信息系统是一个以实现管理增效为目的的系统，在管理的功能上明确指出了高、中、低三层的具体模式。

1）管理信息系统的基本功能

管理信息系统的基本功能是对信息进行采集、处理、存储、管理、检索和传输，以达到供人们使用信息的目的。

（1）信息采集。信息的采集是管理信息系统的基础，是系统所需信息的重要输入部分，系统通过信息采集功能，将系统内部和外部的各种有关信息收集起来，并转换成系统所需的形式。同时信息的采集要注意准确性、及时性和有效性，随着信息采集量的不断增多，信息的采集向着更高层次的自动化水平发展，以适应系统对信息量的需求。

（2）信息处理。通过信息的采集，将管理信息系统的信息存储在计算机中，信息即被称为原始数据。要提供有价值的决策信息，供管理人员决策时参考，需要将原始数据进行分类整理、有序存储、加工处理等。常用的信息处理方式有分类、排序、查询、统计、计算、模拟、预测和判断等。

（3）信息存储。在信息化的社会中，任何一个企业和单位都是一个大的信息处理系统，具有大量的数据，要对这些数据进行有效的存储，必须采用先进的存储技术。一般来说，信息的存储涉及两个方面的技术，一方面是硬件技术，即存储介质技术；另一方面是软件的数据存储技术，要求尽可能降低数据重复存储的冗余，保持数据的一致性、完整性、安全性和保密性。在硬件条件相同的情况下，软件的存储技术是管理信息系统中信息存储的重要因素。

（4）信息管理。信息的管理包括对数据格式、编码以及数据的组织方式、逻辑结构、访问权限和数据定义等方面的管理，随着系统数据量的增加，对于数据的管理就显得尤为重要。

（5）信息检索。信息存储的目的是为了信息的再利用。从存储的大量信息中找出所需的信息就是信息的检索，迅速准确的信息检索是以科学和先进的存储为前提的。

（6）信息传输。信息传输又称为信息的传递，其目的是要使信息成为一种可共享的资源。早先的信息传输主要依靠某种存储介质来作为传输的媒介，而现代的信息传输主要借助于计算机技术和通信技术，以及这两者结合的产物——网络技术。网络技术应用于信息的传输，对管理信息系统的发展起到了极大的促进作用。

2）管理信息系统的基本结构

一个概念上的管理信息系统由信息源、信息处理器、信息管理者和信息使用者组成。其中信息源是数据的输入源，来源于系统内部或外部；信息处理器负责信息的接收、传输、加工、存储、输出等；信息管理者依据信息使用者的要求来进行系统的设计开发、运营维护；信息使用者还包括企业内部不同层次的管理者。

3）管理信息系统的基本组成

管理信息系统通常由以下三个基本的系统组成：

（1）管理系统。管理系统由企业组织机构、管理人员、规章制度等构成。

（2）信息处理系统。信息处理系统由相应的硬件、软件、数据库、信息处理规程以及信息管理人员等组成。

（3）信息传输系统。信息传输系统由终端设备、通讯线路和通讯控制设备组成。

管理信息系统的分类方式有多种，这里按照功能和适用性来分，可分为商业销售和经营的管理信息系统、生产制造和管理的管理信息系统、辅助设计和科研的管理信息系统、事务管理的管理信息系统和财务管理的管理信息系统等。