会展信息管理

第三节 会展策划信息的管理与应用

　　2.3.1 信息存贮

信息存贮是信息管理工作的基础，也是科学技术乃至整个社会得以存在和发展的基础。信息存贮是科学知识得以积累与流传的基本条件。人类存贮信息有三种方式：大脑存贮、实物存贮和文献存贮。长久以来，人类一直在不断地探索和寻求保存信息的方法和载体。结绳刻痕是人类最早的、最低级的信息存贮的方法；泥土、石块、甲骨、竹简、丝帛都曾作过信息的主要载体；直到原始社会末期文字的发明，使得人类信息的传递突破了口语的直接传递方式，从而超越了直接的时空界限，是人类解决信息存贮、信息表达、信息交流的一次本质飞跃。文献存贮已成为知识存贮的主要手段，大脑存贮和原始的实物存贮的容量与时间都是有限的，不能长期保存、广泛交流和充分利用。而存贮于文献中的信息既是大量的，又不受时间、地域限制，能够长久地保存传播。因此，只有通过各种载体形式的文献，才能把人类获得的科学知识加以存贮、积累，世代相传，才能促进人类社会的发展。

从早期的文献收集、整理到今天电子计算机信息数据库的建设，从古代私人藏书、藏书楼到近代的图书馆，直到现代化图书信息服务机构的建立，信息存贮一直都是信息管理工作的主要内容。没有信息的存贮，就没有人类文明和知识的流传和继承，更谈不上知识体系的完整构建和迅速发展。而信息存贮手段的不断发展和进步，增强了人类加工利用信息的能力。现代信息技术的发展，尤其是电子计算机的发明和应用，从本质上改变了信息存贮依赖于文献载体的基本方式，也突破了人类大脑及感觉器官加工处理信息的局限性，使信息存贮进入了一个新的阶段。

信息存贮是整个信息检索工作的基础，信息检索的全过程包括信息的加工存贮和检索利用两个方面的内容。信息的检索与利用依赖于信息的积累和加工存贮，可以说，没有信息的存贮工作，就谈不上信息的检索工作。

信息的存贮过程，主要是实现整个信息检索系统的存贮职能，从文献信息源接收信息，经鉴别、筛选和分析加工，把信息的主题内容转换成主题概念或外形标志，然后进行有序化整理，形成特定的信息集合，以待利用。这种信息的存贮过程是检索系统的基础，同时也是检索系统得以存在的前提条件。信息的检索过程也正是在此基础上加以进行和得以实现。

新型存贮检索技术的发展，为信息的存贮和检索展现了广阔的前景。电子计算机中存贮的信息，也正由早期的数据、文献的著录项、文摘等向全文信息、图像信息、视频数据信息、多媒体信息发展；信息检索的范围也将日益扩大，由文本检索向多媒体检索以及超媒体检索发展。

2.3.2 会展项目策划管理信息系统

1）会展项目策划的信息管理流程

如前所述，在一个会展项目的立项策划阶段，我们首先需要做的是对项目市场信息的调研和收集，用收集起来的信息建立一个展会资料数据库，这样的数据库是适时更新的，也就是说，每当一个新的展会项目立项前，我们先从原始的展会资料数据库中了解它的相关信息（包括已有的市场信息等），如果原始数据库不够完善，可以在做调研的同时更新该数据库。项目立项后，将有关信息在数据库中更新。同时，这个数据库还具备对项目策划流程进行记录、管理的作用，即可对接下来的招展、活动策划、文档整理等工作进行管理。这样，在项目的策划阶段先将有关数据进行记录和整理，在项目结束后我们还要做详细的信息记录与整理，这有助于项目的评估和总结，同时，也可对项目的进程作适时更新和总结。

2）数据库设计

从会展项目策划的信息管理流程图中可以看出，设计一个功能完善、易于使用和更新的展会资料数据库是项目策划阶段信息管理的关键。展会资料数据库不是一个在项目策划阶段独立的数据库，应当考虑在后期项目营销、项目运营和项目总结阶段的共享性，且同整个项目信息管理的需求相关，所以我们在这一章中对展会资料数据库的设计，仅重点讨论其设计的主要结构和内容，而对其设计的主要技术方法不做重点介绍。在本章中提到的关于技术方法的更具体的知识读者可参考有关数据库设计的相关资料和书籍。（说明：本章中有关数据库设计的界面示例以Microsoft

Access关系数据库为平台建立，仅起到示范说明作用）（1）展会资料数据库的设计步骤

一般数据库设计的方法有两种，即属性主导型和实体主导型。属性主导型从归纳数据库应用的属性出发，在归并属性集合（实体）时维持属性间的函数依赖关系。实体主导型则先从寻找对数据库应用有意义的实体入手，然后通过定义属性来定义实体。一般现实世界的实体数在属性数1/10以下时，宜使用实体主导型设计方法。由于展会项目的特性，可选择面向对象的关系数据库设计方法，这是因为面向对象的数据库设计是从对象模型出发的，属于实体主导型设计。

（2）数据库应用对象模型的设计

数据库设计（模式）是否支持应用系统的对象模型，这是判断是否是面向对象数据库系统的基本出发点。由于应用系统设计在前，数据库设计在后，所以应用系统对象模型向数据库模式的映射是面向对象数据库设计的关键。由于面向对象的关系数据库（RDBMS）是以二维表为基本管理单元的，所以对象模型最终是由二维表及表间关系来描述的。换言之，对象模型向数据库概念模型的映射就是向数据库表的变换过程。采用面向对象的关系数据库建立展览会资料数据库具有以下几点优势：

①数据库结构清晰，便于实现OOP。由于实现了应用模块对象对数据库对象的完全映射，数据库逻辑模型可以自然且直接地模拟现实世界的实体关系。用户所处的当前物理世界、系统开发者所抽象的系统外部功能，与支持系统功能的内部数据库（数据结构）一一对应，所以用户、开发者和数据库维护人员可以用一致的语言进行沟通。特别是对多数不了解业务的程序开发人员来说，这种将应用对象与相应的数据对象封装在对象统一体中的设计方法，大大减轻了程序实现的难度，使他们只要知道加工的数据及所需的操作即可，而且应用程序大多雷同，可以多处继承由设计人员抽象出来的、预先开发好的各种物理级超类。

②数据库对象具有独立性，便于维护。除了数据库表对象与应用模块对象一一对应外，在逻辑对象模型中我们没有设计多重继承的泛化关系，所以这样得到的数据库结构基本上是由父表类和子表类构成的树型层次结构，表类间很少有继承以外的复杂关系，是一个符合局部化原则的结构，从而使数据库表数据破坏的影响控制在局部范围且便于修复，给系统开通后的数据库日常维护工作带来了便利。

③需求变更时程序与数据库重用率高，修改少。在映射应用对象时，除关系映射规范化后可能出现一对多的表映射外，大多数应用对象与表对象是一一对应的。我们可以把规范化处理后的、由一个应用对象映射出来的多个表看成一个数据库对象，因此当部分应用需求变更时，首先，系统修改可以不涉及需求不变更的部分；其次，变更部分的修改可以只限于追加或删除程序模块或追加新库表，而基本上不必修改原有程序代码或原有库表定义，从而大大减少了工作量，降低了工作难度。

④最简单的就是最好的。客观世界是错综复杂的，计算机科学理论的发展也越来越高深、复杂。然而，人类探索理论和技术的最终目的是让客观世界的复杂变简单，最简单的就是最好的。

综上所述，展会资料数据库的建立就简化为如何定义数据库中的应用对象和对象的属性，以及如何定义数据对象间的关系了。

“知识链接2—3”

展会资料数据库建立示例。

其中每一个数据对象我们都可以在面向对象的数据库平台中用一个二维的数据表来实现。例如，“展会基本信息”对象可定义为一个二维数据表“展会基本信息表”。

在定义的数据对象二维表中，可将对象的各属性定义为表中的各个字段，并且需要定义各个字段的数据类型，以便于实现数据录入和数据操作。

可以按照此方式对展会资料数据库中定义的各个数据对象进行设计，最后确定各个数据对象之间的关系。一般来说，在数据库领域中，数据表和数据表之间的关系一般可以分为如下几种：

单对单：比如公民和身份证的关系，一个人只有一张身份证，同时每张身份证也仅仅对应一个人。

单对多：比如单个客户和订单之间的关系，每个客户可以同时下多张订单。

多对多：比如学生管理系统中，学生与课程，教师与学生之间的关系。

我们也可根据实际的应用，最后定义展会资料数据库的各个对象之间的关系。

3）系统应用

会展项目策划阶段信息管理的应用依据不同的项目需求而不同，下面我们一起来看一个案例，对此阶段信息系统的应用进行了解。

“案例2—3”

某展会策划阶段展会信息管理系统的使用界面，这个系统的主要功能是对展会策划阶段的展会信息和展商信息进行收集与管理。其中展会信息分为历史信息和本次展会信息两部分，而对本次展会信息主要定义了展商的信息。