会展信息管理

学习目标

　　明确：会展现场信息管理的意义及一般会展活动现场信息管理的流程。

掌握：会展活动现场信息管理的主要对象与方式，重点掌握现场观众和参展商信息的采集与管理。

了解：会展现场信息化管理的硬件设施。

“引例”

广州锦汉国际展览中心展会现场观众信息服务系统。

1）服务项目介绍

广州锦汉国际展览中心为“中国（广州）锦汉礼品、家居用品及装饰品展览会”和“中国（广州）锦汉纺织、服装及面料展览会”提供的展会观众统计分析已顺利通过注册会计师审核，获UFI（国际展览联盟）的认证。服务的项目主要包括快速的观众信息采集、观众胸卡印制发放、现场身份识别、完整的观众信息统计分析以及提供专业的买家数据库。

2）提供展前、展中、展后各项服务

a。展前

信息咨询：运用自身经验，结合展会特点，为主办方就信息管理和现场接待工作出谋划策。

展前预登记和观众邀请：提供网上预登记平台，向主办方提供的目标客户和预登记观众邮寄邀请函和胸卡。

胸卡设计和印刷：代理制作各种卡证、塑料套及挂绳。

条形码制作：代理制作标准条形码，使观众胸卡和观众信息产生关联。

调查问卷设计和印刷：根据展会特性，为主办方设计最合理有效的调查问题，并负责排版制作。

原有观众信息导入：科学地分析、整理主办方原有观众数据，并导入到现有数据库中。

现场设备准备及登记处搭建：填表台、办证台的搭建，办证流程的标示，以及通道围栏等设施的摆设。

b。展中

现场接待和组织管理：配置统一着装、相貌端庄、举止用语规范的展会服务人员，保证观众登记和入场的有序性，并对其进行岗前培训。

现场观众卡制作：现场根据观众资料印制标有展会信息、观众个人基本信息、观众身份识别条码的观众胸卡。

大会/研讨会出入口门禁管理：配置无线数据采集器，识别观众个人身份，并对每个出入口的情况作详细监控。

现场分析报告制作：提供展会当天观众到达人数曲线、到达人数变化曲线以及观众区域分布、调查问卷统计等分析报告。

c。展后

观众信息的采集、录入及处理：名片扫描采集系统实现了对观众名片图像的采集，保证了录入的准确性。调查问卷内容录入更利于分析相关数据，了解观众需要。

数据处理：按地区、部门、职位等对现场收集到的观众信息进行划分，对无效的、相同的记录进行处理。

展会统计分析报告：提供基于观众基本信息、需求信息、行为信息数据的多种分析报告。

展后信息管理：提供完整的观众数据、准确的观众信息、详尽的统计分析。

展后回访：展后通过邮寄以发送E-mail、传真等方式向观众进行展览满意度、下届参观意向等调查。

案例解析：新型的会展场馆面向主办方和参展商提供更多的现场信息服务，大大增加了展馆的信息服务质量和整体服务水平。信息化的展会现场服务将是现今展会服务中不可缺少的部分。