会展信息管理

第三节 本章实训

　　通过本章的学习，读者对会展现场信息管理的了解主要有以下几个方面：

（1）会展现场信息管理的意义；（2）会展现场信息管理的主要对象与方式；（3）会展现场信息管理系统的主要流程；（4）现场观众信息管理的主要内容与方式；（5）现场展商信息管理的主要内容与方式。

4.3.1 现场信息系统实训

1）案例分析：中国电信为中博会提供的信息服务实训目标：通过案例讨论与分析，了解会展活动现场信息化管理的现状。

“案例4—2”

中国电信已经被第三届中国国际中小企业博览会暨中意中小企业博览会（以下简称“中博会”）组委会指定为综合信息服务提供商。由于本次中博会在广州举行，中博会将委托中国电信全力服务好大会。作为指定大会的综合信息服务商，中国电信将充分发挥自身的技术力量和服务优势，尽力打造一个独具特色的信息化“中博会”，本次中博会，中国电信从三个方面为本次中博会提供全面的信息化服务。

（1）作为指定综合信息服务商，中国电信全力保障展会现场的信息畅通在展会现场，中国电信将在不同位置提供LED大屏幕、等离子电视墙，提供现场视频展示服务；为大会印制服务卡，向展商派发，为展会提供网上信息服务；通过企业号簿业务，为中博会提供号码百事通会展服务，拨打114即可查询展商信息、预订票务等；此外，中国电信设立在会场的综合信息服务点，将为展会提供全程免费服务工程师，进行现场设备维护和企业服务。

（2）中国电信充分发挥综合信息服务商特长，利用商务领航平台，打造“网上中博会”。

为突破地域限制，扩展中博会的影响力，中国电信充分利用自身的网络技术和服务资源，基于商务领航平台，开通了商务领航“中博会”频道，该网站采用中、意、英三种语言版本，为大会提供了网上直播、网上会展等服务。

通过网上中博会，中国电信向全世界直播本次展会的开幕式及展会活动，展示中博会的参展企业情况、产品，并可通过互联网视频，实现实时互动的网上洽谈。除了展会现场的企业，中国电信还通过遍布全国的网络，收集了大量的企业供求信息，帮助这些企业展示自身形象和供求信息，并协助他们通过网络寻求商业合作机会。

（3）中国电信根据中博会特点，和组委会、广东南方电视台联合策划多场论坛考虑到参与网上中博会的大部分中小企业都面临着信息化的问题，中国电信在9月11日举办中小企业信息化论坛，由专家谈中小企业的信息化进程与效益、中小企业信息化的状况与需求，并由中国电信介绍推动中小企业信息化建设的举措及相关解决方案。为进一步促进中、意两国的经济贸易友好合作，中国电信和组委会、广东南方电视台还联合组织了中意中小企业高级论坛和中意中小企业合作商机展望会。以上的论坛内容，在网上中博会平台和广东南方电视台同步播出，并在博览会期间的会场内循环播放，观众和参观者可以和意大利的企业家们进行直接对话。

在商务领航平台的协助下，在各有关方面的共同努力下，中博会将真正成为信息化的中博会，突破时间和空间的限制，通过网上会展、网上商机撮合、网上论坛等形式，把“小中见大，博览天下”的中博会精神传递到世界。中国电信通过这次与中博会的紧密合作，也将充分证明综合信息服务商的强大实力，向广大中小企业业主展示商务领航的巨大魅力。

实训题目：（1）讨论案例中中博会信息化管理后解决的主要问题；（2）中国电信为中博会现场提供了哪些信息服务；（3）结合案例，讨论展会现场信息化管理的好处。

2）会展现场信息管理系统功能设计实例分析

实训目标：通过现场信息系统案例，全面了解一个现场信息管理系统功能框架。

“案例4—3”

一个会展现场信息管理系统功能简介（删减版）。

（1）目标

为参展商提供信息服务：与主办商合作共同为参展商提供展台观众信息采集服务，为参展商管理参观客户信息提供专业信息采集设备，全面提高展会质量，打造品牌展览并为主办商创造全新广告（印刷在IC卡或者门票上），伴随观众整个展期或更长时间。

（2）系统功能简介

展前，派遣预登记小组协助展会主办机构一起完成。以传真、邮件、电话记录等方式进行预登记的参展商和观众信息录入工作，负责相关胸卡的打印或定制。同时，为主办单位提供邮寄标签打印服务。

展中，通过高速图像采集系统对观众的名片采集（没有名片的手工填写有关信息），得到易于辨认的相关图像并自动存入数据库，在实时对观众名片信息快速录入的同时，对录入信息进行审核；在大会的出入口系统设置门禁，对当前展览会的每个出入口的到达情况作详细的监控，包括到达人数、到达曲线、到达人员的比例、参观时间等进行分析，同时将信息在大会现场发布，充分体现展览会的专业化程度；现场派专人对保安人员和导引人员进行培训和有效管理，保证现场秩序的有效性和观众登记的高质量，分担主办单位在现场管理方面的压力。

展后，通过规范地区、归类部门和职位、合并相同信息的方式对展会现场收集的观众信息和观众行为数据进行深入的规范化处理，为主办单位和参展商提供基于数据的多种统计分析报告。

（3）特点

专业的观众、参展商全面管理方案，减轻主办单位、参展商接待压力。

高效的观众信息管理一体化平台。

准确：对每张录入的名片进行人工审核，确保观众信息录入的准确性。

快速：处理一名观众的信息在30秒以内。

完整：派出专门的展会服务队伍收集观众信息，处理观众名片信息。

节省展览场地：录入和发卡人员分离，在发卡区可以节省大量的场地面积。

（4）数据采集子系统

观众名片数据导入数据库。

现场用户调查表手工录入数据库。

在展会现场注册大厅，由观众填写调查表，然后由注册人员手工录入到展会现场系统，并发联机录入。

展会门禁系统数据采集。

根据观众信息生成条码，粘贴在参展证件，条码采集器扫描参展证件，记录条码号、进馆时间等。

展会门禁系统数据导入。

将条码采集器的数据导出到文本文件，再导入展会现场系统数据库。

观众信息导出和打印。

（5）观众数据查询和分析

观众基本信息查询和编辑：展会现场系统采用展会管理信息系统的单位人员管理模块。对导入后的数据提供查重、归一处理，统计观众到达展会的情况，并分析观众来源。

观众职位、省份、地区分析：导出观众的基本信息，如单位名称、地址、地区、主要业务、联系人、联系方式等等。

观众信息查重和归一处理：查找和过滤重复的观众信息（主要依据：单位名称和人员、邮件、电话等等）。

观众数据质量整理：查找并删除无效的观众数据，进一步保证数据的有效性。例如：观众没有姓名，或者观众提供了单位名称，但是没有提供单位地址或者电话等联系方式。

实训题目：（1）试分析案例中的现场信息管理系统的优缺点；（2）讨论该系统现场管理的主要对象和方式；（3）提出该系统修改方案，并设计一份系统流程图。

4.3.2 观众信息管理实训

1）观众信息采集的意义和主要方式

实训目标：全面了解会展活动现场观众信息采集的主要方式，总结观众信息采集的意义。

“案例4—4”

第10届上海国际汽车工业展览会专业观众组织。

以第10届上海国际汽车工业展览会（简称车展）为例，看看成功的观众组织方法。这次车展由SIEC（上海国际展览有限公司）联合MMG（德国慕尼黑国际博览集团）和IMAG（国际交易会及展览有限公司）共同承办。SIEC主要负责国内观众的组织。首先通过公司建立的汽车及其相关行业的专业观众数据库向目标观众发出邀请函，然后运用新闻、广告等手段，使潜在观众获得展览信息前来观展。IMAG和MMG的主要任务是吸引欧洲及世界其他国家和地区的观众。

与此同时，本次车展得到了中国汽车工程学会和中国机械联合会的大力支持和上海汽车工业（集团）总公司作为协办单位的积极参与。由于多方的共同努力，展会现场人头攒动，而且专业观众比例大，观众质量较高。展会获得圆满成功，得到社会舆论的一致认可。

案例解析：观众的质量是专业展会成功的重要因素，如何组织有质量的专业观众，需要从了解观众的需求为出发点。专业观众信息收集最常规的办法是在展会现场设立观众登记处，使用信息表和收集名片。要想获得第一手独家专业观众数据资料，最简便的办法就是查看专业观众信息表。信息表上的所有信息都要按照观众所属的行业、地区、产品兴趣，公司规模等标准一一分类整理后全部保存在数据库中，并有专人进行管理。信息表有两种：一种是登记表（或记录表）（定性），一种是调查表（定量）。登记表是一种简单的记录方式，一般只记录每位观众的姓名、职务、公司名称、地址、联系方式等情况。这是一种比较传统的方法，虽然简便，但内容有限（没有对展商的评价和展览效果的评语以及后续工作的建议），因此，不是最佳方法。而记录表内容除参观者的基本信息外，还有公司情况（如：规模、成立年份、经营业务、经营性质、现有代理和市场区域等）、参观兴趣、参观要求、购买影响力等。记录表和登记表相比，内容上增加了参观者的背景、兴趣、要求、展览感受及建议等更为个性化的内容，对今后的市场分析有较大的价值。另一种是调查表，其理论依据是概率论，及从数量角度研究自然现象的规律性。其特点是抽样，按照概率论的随机抽象方法，调查结果准确度相当高，因此对数据库的客观真实性很有帮助。调查表可含以下内容：

参观者姓名、公司名称、参观目的（收集信息、寻找代理、寻找新货源、订货及其他）、参观兴趣（全部产品、特定产品、新产品、零配件）、从何处了解到本展览会（广告、新闻、内部刊物、直接发函及其他）、展台吸引注意的原因（展台设计、产品、资料及其他）、有兴趣购买的产品是哪些或兴趣范围、你在公司购买过程中的作用（决定、参与、建议、不参与）、对展览的感受（时间/地点/宣传/设计）。你是否参加过其他同类展览会（请列明）、本展览会下一届将在某年某地举办，你是否将参加（是、否、未确定），经常阅读的专业报刊等等。关注在电视、报纸、网络上刊登广告的相关厂商，这些属于潜在专业观众，应及时、全面地统计到数据库里。除此之外，可采取通过国际商业公司、信息咨询公司，公关公司等从事行销研究的公司获得专业观众名单。

（1）实地参观几次展会，收集展会现场观众调查表与调研问卷，对比不同展会观众信息调查内容的重点。

（2）由教师给出展会主题，学生分组讨论设计该展会现场调查表和调查问卷。

2）观众信息存储实训

实训目标：掌握现场采知识链接集的观众信息存储常用的方式、方法。

实训题目：根据本章知识链接4—1推荐的观众入口调查表式样，结合第2章数据库的设计方法，建立一个观众信息资料保存的数据库对象。

3）观众信息统计分析

实训目标：掌握收集、整理观众信息并进行统计分析的主要方法。

“案例4—5”

第十届中国国际石材工业展览会观众调查问卷分析为把下届展会办得更加完善，吸引更多专业观众，必须了解观众对我们的需求，在会中集中人力对前来参观的观众进行了抽样调查，共收集到有效调查问卷70份，以此抽样调查结果，做了具体分析。

调查问题1.请问您来自何地？

调查问题2.您是第几次参加我们的展会？

调查问题3.贵公司有多少雇员？

调查问题4.您参加本次展会的原因是什么？

调查问题5.您在贵公司采购中承担哪些工作？

其他的调查问题有：

调查问题6.您参加过其他同类展会吗？

调查问题7.您对本次展会的组织工作是否满意？

调查问题8.您经常浏览哪些媒体？

调查问题9.您是通过何种渠道知道这个展览会的？

调查问题10.您对我们展会有什么要求、建议或意见反馈？

实训题目：由学生扮演展会现场观众，使用实训2中的调查表填写基本信息，按照案例中的主要内容，对观众信息进行统计分析，并写出分析报告。

4.3.3 展商信息管理实训

实训目标：现场参展商调查表与调研问卷的设计。

实训题目：由教师给出展会主题，学生分组讨论设计该展会展商调查表和调查问卷。

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