会展信息管理

第二节 会展场馆信息中心

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全国农业展览馆的信息中心功能介绍。

信息中心是全国农业展览馆的信息服务部门，现拥有计算机、通讯、图片、声像等各类专业技术人员15人。其主要业务为：负责构建“全国农业展览馆”和“中国农业博物馆”管理信息系统和日常信息管理维护工作；负责“全国农业展览馆”、“中国农业博物馆”、“中国国际农业博览会”网站规划、建设以及日常更新维护工作；负责收集有关国内外业务信息，为农展、农博事业发展建设服务；负责“全国农业展览馆”和“中国农业博物馆”局域网体系的规划、建设及网络管理工作；负责“全国农业展览馆”、“中国农业博物馆”和在本馆举办的各类展览会、展销会通讯设施（电话等）的安装、调试、管理及维修工作；负责拍摄、整理、保管各类业务所需的图片和声像资料，负责“全国农业展览馆”及“中国农业博物馆”电视新闻的制作。

在会展场馆信息化建设管理中，如果把整个场馆比喻为一个人的身体，那么信息中心就相当于人的神经指挥系统。企业中各个业务和职能部门犹如人体的四肢，在执行各自的功能；企业的管理部门和高层决策者好像人体的大脑，指挥着企业的一切运转；企业的市场分析和信息情报部门犹如企业的耳目，应该做到耳聪目明，为企业收集大量的信息。大型企业在市场竞争中，越来越注意信息化的建设，其目的就是建立“企业数字神经系统”。首先，把企业战略、企业经营目标、领导指令贯彻到企业的各业务和职能部门；其次，把信息部门和情报部门的信息迅速传递给公司决策层和业务部门，帮助他们以市场为导向，迅速调整业务，适应竞争的需要；再次，企业综合信息系统能够加强各部门之间业务的同步和沟通，使企业内部的经验和知识充分共享，规范管理运营经验和客户关系，使这些经验和客户成为企业资源，避免人员流动带来的损失。我们可以根据业务范围将场馆的信息中心分为以下几个主要部分：

1）信息收集中心——为“耳目”服务

信息收集中心主要完成数据录入和信息收集功能，包括：对国内外展览行业信息资料的收集：展馆、展览会、参展商、服务商、图书资料等数据管理。

展览会观众和参展商数据录入和综合规范管理功能。

各业务部门/管理部门的业务信息和管理信息的录入：主办商对场馆租赁的需求、参展商的参展需求和服务需求、观众网上报名等数据。

合同和订单统一管理。

综合评估数据统一管理：展会评估报告、分析报告、组展商、观众、参展商、服务商满意度调查报告。

公司内部公文数据和办公数据存档。

2）信息分析中心——为“大脑”服务

针对以上的数据，根据业务逻辑能产生大量基础报告和分析结果，这些数据能及时高效地为展览馆和各部门的领导查询、分析，做出决策，从而形成数字神经系统的大脑。

3）快速反应中心——为“四肢”服务

该模块的主要功能有：

能方便公司领导把握全局，快速调动全局。

能快速反应用户请求，提高客户请求相应能力，更加突出公司以市场为导向的战略。

能敏锐地根据客户的反馈，及时调整和响应，提高应变能力。

能成为内部协同工作的协同工作中心。

通过统一的信息平台，作为一条纲，把公司所有和展览有关的服务整合起来，为组展商、服务商提供统一的接口；可以提高展览会服务效率、简化工作量；可以提高公司内部不同资源整合的能力；可以充分共享公司的知识、共享服务展会经验。

通过先进的数字神经系统的建设，及时、客观、全面地了解市场动向，把握市场脉搏，为公司高层决策和企划发展提供第一手的数据资料；能方便、快捷地提供公司的全部服务项目，更好地为主办单位、参展商和广大观众服务；能通过信息化建设，提高公司内部各部门间协同工作水平，实时收集展会、参展商、场馆使用等综合数据，提高场馆使用效率，使公司业务和管理迈上新台阶，实现可持续发展。

信息数据中心及应用系统平台由专门的信息部门组织专门团队进行建设，各部门在集中的平台上收集、处理信息。信息部不仅负责组织和整合公司各方面信息，同时还应积极开发包括全国以至于世界范围内的展览信息数据库，帮助各部门掌握市场导向、拓展业务。

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会展场馆信息中心除了作为整个场馆信息管理平台的指挥部门外，还可以具有完备的数据信息查询功能，主要有：

（1）公司财务数据查询：提供对公司财务信息的查询功能。

（2）公司财务报表查询：提供对公司财务部门的日结算报表、月（季、年）结算报表、损益表、资产负债表等常规会计核算报表，以及财务分析数据的查询功能。

（3）项目资金收支情况查询：提供对特定展会项目或展会工程项目的资金收支情况的查询功能。

（4）公司各业务部门情况查询：提供对公司各业务部门动态业务信息查询功能。

（5）展会计划查询：提供对展会筹划、立项、计划安排等信息的查询功能。

（6）展会日程重要活动情况查询：提供对展会重要和重大活动安排的查询功能。

（7）场馆销售情况查询：提供对场馆预定和销售情况的查询功能。

（8）展会工程项目情况查询：提供对展会工程投标、签约、施工等情况的动态信息的查询功能。

（9）项目资金回收情况查询：提供对展会和展会工程合同资金回收情况的查询功能。

（10）国内展览会动态查询：提供对国内其他地区、展览企业办展情况和动态的查询功能。

（11）国外展览会动态查询：提供对国外展览会、博览会情况和动态的查询功能。

（12）公司人力资源信息查询：提供对公司人力资源情况的查询功能。

（13）参展商情况查询：查询各类展会的参展商统计数字、参展商名录和参展商资料。

（14）观众情况查询：查询各类展会的观众统计数字及其他资料。