会展信息管理

第六节 展馆内部办公管理系统

　　展馆作为会展活动主要服务场所，必须以实现高水平管理、高效率、无纸化办公为最终目标，首先建立一个友好的、多功能的、全方位的网络环境下的愉快的桌面办公环境，解决领导间、部门间的协同工作以及上下级之间请示、批复等下情上达、上传下达信息传递；其次通过EC-OA（展馆办公自动化系统）实现个人、部门乃至公司计划实施的监督机制，确保公司经营目标的实现；同时，建立一个展馆企业内部信息共享和交互的平台，实现企业内部信息的共享和员工的协同工作；还可升级一个易维护、易二次开发、易扩展的系统，尽可能地降低信息系统的维护工作量，为后续开发预留良好的接口。展馆办公自动化管理系统的主要内容有：

1）展馆工作流管理

公文流转是EC-OA的中心内容，此外企业里还存在着其他的信息流转流程（如企业内容的请示、汇报、审批等事务的处理），因此建立一个功能强大、符合企业需求的工作流系统，是保证EC-OA运转效果的重要保证。

（1）公文收文。公文收文管理将基于浏览器提供对上级来文管理功能，建立收文的登记、查询、催督办及归档管理功能。

（2）收文部分提供针对收文登记的自动序号生成及分类功能。针对所有收文提供可选择的催督办自动提醒（邮件或手机短信息方式）功能，同时对于收文单位及主办单位提供多重选择方式。收文数据库可用于整个公司或公司中各个部门，这一部分由管理员进行设置。

（3）企业发文。企业发文管理将提供内部针对公司业务的发文管理功能，发文管理包括上级来文在企业内部的转发，也包括企业内部自行起草的公文的管理。企业发文管理包括企业内部的发文起草、发文审批，向各部门的发文登记、查询及归档管理功能。

（4）领导批阅。本部分中为需要领导批阅的收、发文提供专门的批阅界面。

同时结合多级角色和密码认证的安全机制，为公司提供方便、强大、安全的领导批阅系统。

（5）公文归档。本部分提供对所有收发文的归档管理，并对归档的信息提供全文检索与查询。所有经过处理的收发文，在处理结束后，都自动进行存档，系统会按照收发文的时间、类别、处理结果等信息进行分类存储，并对于相应的处理单位，开发阅读或管理的权限，保证所有收发文历史信息的存储与利用。

（6）日常事务处理。本部分为企业内部的员工提供日常事务处理的相应功能，如就有关的业务，向上级领导请示、汇报、审批等相关的工作。相对于公文的处理，日常事务处理用于处理企业内部日常相对比较简单的业务。日常事务的处理不需要进行归档处理。

（7）工作流定制。本部分仅对系统中具有相应权限的人开放。工作流是办公系统中非常重要的部分，而如何能让工作流真正符合公司的运行要求，则是办公自动化系统能否真正起到提高工作效率、降低工作消耗作用的核心问题。工作流的定制内容将适用于企业的收文、发文以及其他日常事务处理业务，如请示、汇报、审批等需要信息流转的工作。在本部分中，我们将根据公司日常的流程习惯建立一系列的流程模板，由具有管理权限的人员参考模板建立内部工作流系统，以配合收文、发文及审批工作。所有的定制工作都以线形选择的方式进行，同时在参与人员、部门的选择上提供了很大的定制空间，以保证所建立流程的可用性。

2）个人信息管理系统

本部分主要包含用于公司员工的个人事务处理的相应功能。

（1）个人邮件。在办公自动化系统中，邮件系统是最基本的模块，它是其他业务模块的基础，建立基于标准POP3接口的个人邮件系统是十分重要的，它是建立整个EC-OA系统的前提条件。本部分将为公司的所有用户建立用于日常工作的内部个人邮箱，其界面及相应功能与目前Internet上流行的Web邮件，如163和263的完全一致，便于用户上手和使用。个人邮件系统包括收件箱、发件箱、草稿箱以及废纸篓等常用部分。

（2）日程安排。本部分提供对个人日程安排的录入、编辑和查询功能。当用户录入了自己的日程安排计划之后（在浏览器中直接录入），可以在本部分中清晰地查看自己的日程，同时系统还能够将个人的日程中不同状态的事件安排，如到期或过期的事件等以不同的颜色和图标进行表示，便于用户对自己的个人日程进行查询和管理。

（3）工作计划。本部分将开发并提供个人计划管理系统。用户可以进行个人工作计划的录入、编辑和查询功能。

（4）工作总结。本部分是与工作计划模块相对应的，用户可以针对工作计划模块中的不同项进行自己相应的工作总结的录入、编辑和查询，同时还提供了每日工作总结和每月工作总结以及年度工作总结的录入、编辑和查询功能。

（5）名片管理。本模块将提供名片的类别管理功能，即用户可根据自己的需要新建和维护自己的名片类别。同时在录入了相应的名片细节之后，可以针对每个名片将其归类。在查询方面，用户可以在浏览器上根据名片人名的拼音字母顺序进行排序查询，还可以进入特殊定制的查询界面，按照名片上不同字段的组合查询，或是输入名片中的某个关键字进行全文查询。公司所有部门和子公司的名片将分级作为客户数据中心集中管理。

（6）密码维护。根据系统安全性的要求，每个用户均需要通过输入自己的用户名和密码才能够登录到系统中进行自身权限所允许的办公操作。我们将提供密码维护模块来帮助用户在浏览器端修改自己的密码。

（7）办公助手。EC-OA是完全基于浏览器的。但是，为了系统用户日常办公方便起见，我们还将为用户提供个人助手的功能。用户开机后即可运行此小程序登录到办公系统服务器上，此后用户完全可以不必打开浏览器进入到EC-OA之中，只需自由地进行自己的工作。当EC-OA中有工作需要该用户进行处理或是有信息通知到达时（如邮件、日程安排、会议安排的通知），在办公助手的显示栏中就将有信息闪烁提醒用户进行处理，此时用户再打开浏览器进行办公事务处理即可。除了以上功能之外，用户还可以在办公助手中选择自己关心的同事添加到自己的列表中，这样，展开办公助手的界面之后，便可以看到其他人的状态，还可以直接给其他人发信息或留言，这就意味着系统具备了类似于ICQ的用户在线感知功能。此外，通过办公助手，用户还可以直接从桌面上对系统内部的名片夹、个人文档以及日程安排等信息进行访问，而且其访问的内容与OA系统数据库中的内容是一致的。随着Internet的普及，越来越多的人拥有自己的Internet邮箱，TF

Assistant提供了将EC-OA系统的邮箱和用户自己的Internet邮箱有效管理起来的方法。TF

Assistant将为用户提供对个人邮箱的全面管理工具，它可以定期巡检用户在企业内部办公系统和Internet上的邮箱，当某个邮箱有新邮件的时候，它都能以明显的提示通知用户，并显示出邮件的基本信息，帮助用户在第一时间完成对邮件的处理。

3）办公事务管理系统

本部分主要包含了公司的日常办公事务处理模块。

（1）会议管理。本部分提供了会议室管理、会议通知管理、会议纪要管理等功能。用户可以在会议室管理中新建或维护所具有的会议室资源。此后当召开会议时，会议召集人可以轻松地指定会议主席、会议参与人以及会议纪要人等身份，会议相关文档附属在会议通知中，并将该通知以电子邮件（或者手机短信息）的方式发出。此后，会议的相关角色将收到该邮件（或者手机短信息），并看到会议的相关文档。会议召开之后，指定的会议纪要人将自动收到要求让他填写会议纪要的通知邮件，纪要人填写纪要之后，会议的有关人员均可以查看到相应的纪要内容。本部分中将提供按照会议的不同要素组合查询或是以全文检索方式进行会议信息查询的功能，十分方便用户进行有关会议信息的查询和管理。

（2）车辆管理。本部分将为公司对其公司内部的车辆的使用情况、油耗情况和维修情况进行管理。车辆管理将可以实现车辆的使用登记、维修记录登记等方面的日常记录。同时将为车辆的管理部门和使用单位通过灵活的查询工具，帮助查询有关的空车信息以及对日常用车记录、油耗进行统计。

（3）物品管理。本部分将为公司提供物品入库管理、物品出库管理、物品库存管理及查询统计四部分功能，满足了综合部对物品管理的需求。为了能更有效地对物品进行管理，还包括物品购买申请的流程管理、物品报废管理、修改物品库存管理等功能。

（4）工作安排。本部分与个人信息管理系统中的个人日程模块比较类似，不同的是本部分提供的是可以供公司广大员工进行查看的办公室值班日程和人员安排表以及公司领导的日程安排表。

4）公共信息管理系统

本部分用于对公司中公共事务进行管理或是公用信息进行发布。

（1）公告管理。本部分提供公司公告和通知的发布功能，具有权限的用户可以在公告栏中基于浏览器新建或维护相应的公告信息，一般用户则可以通过浏览器查看公告栏中的相应公告和通知信息。

（2）IT系统公告。本部分提供公司有关IT系统的公告和通知的发布功能，具有权限的用户可以在IT系统公告栏中基于浏览器新建或维护相应的公告信息，一般用户则可以通过浏览器查看IT系统公告栏中的相应公告和通知信息。使用IT系统公告，将有助于提高公司内部IT系统的服务质量。

（3）公司动态。本部分将通过办公系统向全体员工发布公司级的情况通报与动态信息，包括领导讲话、公司通报等类型的内容，由公司相应人员维护。

（4）交流园地。本部分为公司的广大工作人员提供了进行网上讨论和思想交流的园地，它具备普通的BBS系统所具有的张贴、回复等所有功能，而且，系统管理员可以新建、维护讨论问题类别，并可以在不同的类别中再建立相应的子版块，每个子版块有自己的版主，版主可以对本版块中的文章进行管理和维护，同时，还提供精华区的功能从而便于用户浏览到交流园地中的精华文章。本模块中也将提供组合条件检索和全文检索的功能，此外，还提供按照不同的方式显示讨论区内部的文章的功能，十分便于用户进行浏览。

（5）电子期刊。电子期刊将在企业内部的办公自动系统中定期生成企业内部电子刊物，整个电子刊物的浏览和管理都能够基于浏览器。本部分中，可以由不同的撰稿人提交相应的新闻稿件，由电子刊物的管理人员负责整个刊物的编辑和发布工作，电子期刊管理员将可以在浏览器端选择发布的文章，发布版面的格式，并由系统自动生成当期的电子刊物。

（6）部门信息。本部分中将按企业的组织形式生成不同的部门信息发布版面，各个版面将指定各部门的人员进行维护，各部门可以自行在自己的版面上发布相应的信息，同时模块提供基于信息类别、发布时间等多种排序方式，用户也可以通过查询工具对整个信息的内容进行查询，以快速地查找所需要的信息。

（7）员工手册。本部分向公司广大用户提供大家公用的一些背景资料信息，如国家的法律法规、企业介绍、企业内容工作准则、设备管理方法以及设备申请手续及表格、财务报销办法、铁路及航班时刻表等信息。本模块中信息的发布部分是很容易实现的，但是问题往往是这些信息常常发生变更，因而如何提供对这些信息进行动态的管理和维护手段才是本模块中的技术关键。

（8）大事记。为企业提供书写企业内部重大事件的场所，大事记将由专门的人员来进行管理，EC-OA将提供基于浏览器的大事记管理，同时用户还可以在每条大事记添加相应的新闻图片，使得大事记清楚、明了。

（9）通讯录。通讯录将企业内部重要的电话号码、联系方式公布出来，供公司员工查询之用，通讯录将由专门的人员进行维护。

（10）手机短信息。在办公系统中，通过一部手机以及相应设备与服务器相联，使办公网络中的每一台电脑都具备向遍布各地的GSM手机用户发送中、英文短信的能力。可以给外出的同事发送留言、通知；重大节日，自动给他们或者客户发送祝福；让系统自动提醒用户参加重要会议等。从安全角度考虑，在本部分系统自动将所有向外发送的信息记录到系统日志中，以备相关部门核查。

5）管理层功能

本部分用于对整个EC-OA系统进行维护和管理工作，本部分功能的强力实现，能够确保EC-OA系统在将来进行平稳运行以及充分增加其可扩展性和适应性的重要子系统。