会展信息管理

第七节 本章实训

　　5.7.1 会展展馆信息管理案例分析

实训目标：通过案例讨论与分析，全面了解会展场馆信息化管理的现状。

实训题目：中国美术馆藏品信息管理系统案例分析。

“案例5—1”

随着计算机的普及和网络技术的发展，各类文物、博物馆系统资源管理数字化建设进程更是关系到文物事业在新的世纪是否具有生机与活力，并将在很大程度上决定着文物、博物馆事业在新世纪的生存方式和发展水平。如何推进美术馆等文博系统单位的信息化建设，建立起统一的藏品管理信息系统并在藏品管理信息系统的支持下逐步实现通过Internet建立起自己的网站，实现馆藏资源广泛共享，突出古老的中华文明和中国传统文化特色，成为摆在美术馆信息化建设前首要解决的核心问题。

面临信息技术带来的机遇和挑战，中国美术馆经过长期充分的调研和论证后，并克服资金、人才匮乏的困难，在2000年就将中国美术馆的信息化建设提上了历史日程。但在初期建设中由于选型不当，走过了一段弯路。2001年，中国美术馆在经过综合比较和测试后，最终选择了国信贝斯公司的iBASE数据库用以构建中国美术馆藏品管理信息系统。

该系统采用标准的B/S结构，以iBASE Internet Gear

Framework为应用开发平台，围绕藏品信息的管理，以藏品信息为中心”的策略，实现了以信息流为线索的系统框架结构，具有强大完善的功能和开放性、规范性和方便、易用等特点。其主要功能有：

藏品信息的采集。

在以“藏品信息管理”为中心的思想指导下和在统一的数据采集标准基础上，中国美术馆藏品信息管理系统提供基于B/S结构的灵活可定制的数据录入界面，并按照国标代码编制要求进行编码，编码符合系统性、完整性、唯一性、通用性、可扩展性原则，实现对藏品、作者、收藏、借阅等信息基于浏览器界面的统一快速输入、校对、审核和修改、删除，从而将已有藏品档案、账册、凭证、卡片数字化，建立起中国美术馆特有的近代美术作品库和民间作品美术库。

藏品数据库管理。

藏品数据库管理是该系统的核心。由于藏品的多样化和不确定性，文博系统在长期以来并没有形成像图书馆那样的如北图分类法、人大分类法基本为各图书馆所认可的分类法。因此，目前各馆在藏品管理信息系统建设方面都面临数据采集标准、数据结构等不一致，无法实现数据交流与共享的问题。

中国美术馆藏品信息管理系统为解决这个问题，利用iBASE开放的体系结构和对业内标准的广泛支持，从数据库结构定义到数据库中的内容形成，为中国美术馆建立起了严谨的藏品信息结构体系。该系统通过藏品信息、信息分类、分类主题词和藏品数据库紧密结合，规定了主要的数据采集和著录标准。因此，工作人员根据自身藏品档案登记情况，可调整藏品信息结构，修改数据库结构，修改代码表结构及内容，甚至于建立新的数据库，从而解决藏品数据著录项不一致的矛盾。

主要功能有：

藏品数据的增、删、改功能。系统管理人员在授权情况下可通过浏览器，实现对藏品信息、作者信息、收藏信息和借阅信息等藏品数据的增加、删除和修改。

藏品数据的智能检索。系统提供查询视图定义功能，用户可实现检索界面的定制；提供基于美术作品内容的检索，实现对藏品的智能检索功能。系统提供作者、作品和模糊查询三种检索方式，提供作品类别、款式、材质、题材、技法等组合查询和对查询结果的二次检索，用户只需要输入作品名称、作者等关键信息或加入综合条件，即可显示所需要的所有信息及相关图片，整个查询设置过程能够存储，为以后直接调用提供方便。

藏品的统计、排序和输出打印功能。针对内部用户，系统提供特殊的查询排序功能和输出功能，可以对整个库进行自动统计、报表输出。例如，根据分类、历史时期、作者、材质、技法等可进行检索统计和排序，其结果可以按指定格式输出和打印。

图片管理。

利用iBASE强大的多媒体数据管理能力，系统基于图片主题而不是存储位置的管理模式，借鉴网页风格，以树型目录方式提供对各类图片所见即所得的浏览与管理。用户选中某一分类，即可浏览该类下属所有藏品略图；对每一件藏品的略图，可以进行无极缩放浏览。

作者管理。

由于藏品管理中存在一个作品可能对应多个作者或者一个作者对应多个作品的情况，系统特增加了藏品作者的管理，可对作者及其作品进行管理。只要选中一个作者，即可浏览该作者的所有作品，且作品按照类别、年代和材质等进行分类存储、管理及借阅管理，提供对藏品借阅单位、借阅日期、归还日期和藏品登记号信息的输入、修改和查询等功能。

用户权限管理。

系统对数据库的操作有严格的权限控制，对每一位工作人员均可按其相应的工作范围分配操作权限，提供基于用户角色的权限定义功能。系统管理人员可根据中国美术馆工作人员的不同角色设定其权限，设置主要包括以下几个方面的内容：角色类别和角色视图的设置，角色权限设置，并提供用户的注册、认证和登录管理。例如负责国画的管理人员只能登录国画藏品库，对国画藏品进行维护管理，而负责油画的管理人员则只能对油画藏品进行管理和维护。

利用藏品管理信息系统，中国美术馆如今不仅实现了藏品信息的采集、记录、标注、存储、管理、检索、查询和定制输出的一体化信息化管理，提高了管理水平，同时为在藏品管理的基础上实现藏品信息的统一动态上网、发布、检索及对外数据交换，建立数字美术馆实现信息资源的共享奠定了基础。

案例分析：（1）讨论现有的中国美术馆藏品信息管理系统具备哪些优点和缺点；（2）根据本章对会展场馆信息化的介绍，为中国美术馆重新设计一套信息化管理方案，并相互讨论。

5.7.2 会展场馆信息化建设建议书的设计

实训目标：在全面了解会展场馆信息化建设的主要方案前提下，学会设计并纂写一份场馆信息化建设建议书。

“知识链接5—4”

会展场馆信息化建设方案建议书模版。

声明：版权所有问题、项目组主要成员。

一、场馆信息化建设需求分析

1.场馆的特点与现状分析

（1）场馆特点：主要优势、市场定位。

（2）场馆目前存在的主要问题：新项目开发、场馆管理、现有资源整合、财务管理、服务管理等方面。

2.得出结论

（1）从场馆的特点与现状分析，影响其发展的瓶颈。

（2）场馆上信息化的时机适当的原因。

（3）场馆当前上信息化主要需要解决的问题。

二、会展场馆信息化总体规划

1.场馆信息化建设的实施策略。

2.场馆信息化的总体框架。

3.场馆信息化实施计划。

4.场馆网站建设策略。

5.培训方案。

6.场馆信息化投资概算。

7.场馆信息化实施的组织与制度保障。

实训题目：结合本章内容，在教师的指导下，学生可分小组完成。在做好前期调研的基础上，为某会展场馆信息化建设设计一份建议书，并相互交换讨论。

　　§§第六章 CRM在会展行业中的应用