现代人礼仪全书

4.工作会议礼仪

　　会议的准备工作

　　（1）和上司商量，拟定议事日程，并将此分发给参加会议的每位人士。

　　（2）确定出席会议的有关人士，并书面或电话通知他们。（3）准备一分详细的给上司的议事日程。

　　（4）准备好议事日程、会议程序和有关资料。

　　（5）预定好会议室，并在开会前一天亲自确认。

　　（6）如系大型会议，还应与会务接待部门安排好出席者的食宿、交通等工作。

　　（7）确认出席者人数。

　　（8）准备会议所需物品（如上次会议记录、有关文件、议事日程、出席人员登记簿、不能出席会议的有关人士的回函、信纸、记录本和笔、音响器材等）。

　　（9）会议前，提前到达会议室，按事先拟定好的座位表安排好座位，准备好茶水及有关物品。

　　处理好会议日常事务

　　（1）协助和监督会议签到处工作。

　　（2）准备一分表格，上面列入与会者姓名及他们代表的公司名称和地址，将其复印后发给与会者。

　　（3）做会议记录，或速记或录音。

　　（4）满足会议负责人或特殊客人提出的有关需要。

　　（5）收集会议信息并打印成简报分发给与会者。

　　（6）协调会议过程中的各项活动。

　　（7）安排放置座位卡。

　　（8）指派有关人员陪同宾客入席。

　　在会议和会谈中做记录是会议秘书的职责之一，因此，适当地了解会议议程和程序，对会议秘书来说是十分必要的。非正式会议上可以免去一些会议礼节，但正式的会议则应严格坚持会议程序规则和礼节。