礼仪全书 4

商务来访与接待

　　接待或拜访是很多企业员工的一项经常性的工作。在接待和拜访中的礼仪表现，不仅关系到自己的形象，还关系到企业形象。所以，接待来访的礼仪历来都受到重视。

　　对来访者，应起身握手相迎，对上级、长者、客户来访，要起身上前迎候。对于不是第一次见面的同事、员工，可以不起身，不能让来访者坐冷板凳。如果自己有事暂不能接待来访者，要安排助理或相关人员接待客人，不能冷落了来访者。

　　来访者都是为有事而来，因此要尽量让来访者把话说完，并认真倾听来访者的叙述。对来访者的意见和观点不要轻率表态，应思考后再做，对一时不能作答的，要约定一个时间后再联系。对能够马上答复的或立即可办理的事，应当场答复，迅速解决，不要让来访者等待，或再次来访。

　　正在接待来访者时，有电话打来或有新的来访者，应尽量让助理或他人接待，以避免中断正在进行的接待。对来访者的无理要求或错误意见，应有礼貌地拒绝，而不要刺激来访者，使其尴尬。要结束接待，可以婉言提出借口，也可用起身的体态语言告诉对方本次接待就此结束。

　　凡身份高的人会见身份低的人称为接见；身份低的人会见身份高的人称为拜会。接见和拜会在我国统称为会见。

　　会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题以及其他共同关心的问题交换意见，它的内容较为正式，专业性比较强。在涉外活动中，东道主大都会根据外国来访者的身份和访问的目的，安排相应的有关部门负责人与之进行礼节性会见。若是涉及专业问题，则需要双方进行相应的正式会谈。

　　现今高速发展的社会中，工作紧张，预约通常是会见对方的确保手段，想要拜会一方，应提前将自己的姓名、职务通知对方。接到要求的一方应尽早予以答复，无故拖延，置之不理是欠妥的，是不礼貌的。如不能如期会见，应向对方解释，会谈亦如此。

　　在接到要求方同意对方要求时，可主动将会见或会谈时、地、人通知对方。会见与会谈地点一般都设在会客室或办公室。

　　会见中座位的安排是这样的：主人坐在左边，主宾坐在右边，译员和记录员坐在主人和主宾的后面。双方其他人员各自按一定的顺序分别坐在左右两侧，主方为左，客方为右。座位不够可在后排加座。

　　双方会谈时一般使用长方形的桌子，宾主相对而坐，各自坐在桌子的一边，以正门为准，主人占背门一侧，客人面向正门。主人与主宾应坐在正中间，译员坐在交谈人右侧，其他人按礼宾顺序左右排列，记录员可安排在后面。有的国家把译员也安排在后面。

　　如会谈桌的一端对着正门，应以进门的方向为准。右为客方，左为主方。

　　小范围的会谈可不摆放会谈桌，按照会见时座位的排列摆放沙发即可。

　　举行多边会谈时，可把座位摆成圆形或正方形，使其无尊卑可言。

　　会见、会谈座位的排列十分重要，所以要提前在现场预备好中外文的座位标签。

　　主人应在会见或会谈开始之前到达，可以在正门门口迎候客人，也可以在会客室的门口迎候，由工作人员负责把客人引入会客室，待宾主双方进入会客室后，工作人员负责关好门并退出现场。若安排会见或会谈的双方合影留念，应在宾主见面握手之后。合影完毕，主人请客人首先入座或双方一起就座，主人不可以自己抢先坐下。会谈或会见结束时，主人应将客人送至车前或门口握别，目送客人离去后再退回室内。

　　在会见或会谈中，旁人不要随意进出。主谈人交谈时，其他人员不得交头接耳，或翻看与此无关的材料。不允许打断他人的发言，或使用人身攻击的语言。